Assistente de acompanhamento da recepção

Tudo que ainda não terminou precisa continuar visível.

Paciente ficou de responder.
Convênio ficou de retornar.
Médico precisa confirmar.
Orçamento ficou de ser decidido.

A Olivia acompanha o que ficou pendente e traz o assunto de volta no dia certo, dentro do Telegram que sua equipe já usa. Assim, "ficou de ver" deixa de depender da memória de alguém.

Chamar no WhatsApp agora Ver como funciona na prática

R$ 97 por médico/mês. Secretárias, quantas você precisar.

Painel real da Olivia com os assuntos da recepção divididos em Agora, Aguardando, Próximos e Concluídos, mostrando atraso, motivo do bloqueio e resultado de cada um

Profissional na recepção de uma clínica, usando o celular ao lado do computador

O problema

Você conhece essa conversa.

E a Carla, fechou o tratamento?Ela ficou de responder.
E o convênio do Pedro?Ainda estamos aguardando.
E aquele paciente que ia confirmar?Deixa eu ver.

Nenhuma dessas respostas significa que alguém fez algo errado. A secretária não esqueceu, o paciente não sumiu, o convênio não recusou. Pelo menos, não necessariamente. O problema começa depois:

Quem vai lembrar de olhar de novo?

Responder uma mensagem é uma coisa. Acompanhar um assunto até ele ter desfecho é outra.

Quando a recepção depende de caderno, conversa antiga, post-it ou da memória de alguém, basta o dia ficar corrido pra o que estava "aguardando" sair do campo de visão.

A dor em números

Uma agenda preenchida ainda não é uma agenda realizada.

Uma revisão sistemática de 105 estudos encontrou uma taxa média de cerca de 23% de no-show em consultas ambulatoriais. E entre os estudos que mediram o intervalo entre o agendamento e a consulta, uma espera maior apareceu com frequência associada às faltas.

Quanto mais tempo existe entre "combinado" e "resolvido", mais importante fica acompanhar o que acontece no meio.

23%de no-show em consultas ambulatoriais, na média de 105 estudos

Fonte: Dantas et al., Health Policy, 2018. Revisão sistemática de 105 estudos. Os 23% são a média dos estudos analisados, com grande variação entre contextos e especialidades; não são uma taxa específica de clínicas brasileiras.

Como a Olivia acompanha

Todo assunto que entra sai da conversa com um próximo passo marcado. E volta sozinho, no dia certo.

Sem ficha pra preencher, sem planilha pra atualizar, sem depender de alguém pensar no meio da tarde "tinha alguma coisa que eu precisava ver hoje…". Sua secretária fala. A Olivia organiza.

Fala

Sua secretária escreve normalmente: A Carla ficou de decidir sobre o orçamento. Me lembra quinta de manhã. Pronto: paciente, motivo e data ficam registrados.

A Olivia traz de volta

Chegou quinta-feira? O assunto reaparece com o contexto e as ações necessárias. A secretária não precisa procurar a conversa antiga nem tentar lembrar o que tinha combinado.

Dá um desfecho

Carla fechou? Concluído. Ainda não respondeu? Aguardando, revisar sexta. Pediu pra falar semana que vem? Nova data. "Aguardando" deixa de ser um limbo: vira um status com data pra voltar.

Não precisa imaginar. É assim que acontece.

A Carla ficou de decidir sobre o orçamento. Me lembra quinta de manhã.15:57

Anotado: Carla (orçamento), quinta, 25/09 de manhã. Te lembro na hora.15:57

Ela registra falando

🔔 Assunto: Carla (orçamento)

⏰ Adiar⏳ Aguardando✅ Concluir

O que está impedindo, e até quando devo revisar?08:00

Ela vai conversar com o marido. Revisa sexta.08:03

Pronto! Carla marcada pra revisar sexta, 26/09, aguardando ela conversar com o marido.08:03

"Aguardando" guarda motivo e data de revisão

Nenhuma tela nova pra secretária alimentar: a conversa que ela já tem vira acompanhamento.

A evidência

Lembrar no momento certo não é detalhe.

Em sete ensaios randomizados reunidos pela Cochrane, com 5.841 participantes, o comparecimento a consultas foi de 67,8% sem lembrete e 78,6% com mensagem de lembrete.

Isso não significa que uma mensagem resolve toda falta, nem que toda clínica terá o mesmo resultado. Mostra algo mais simples: assuntos futuros merecem voltar à atenção no momento certo. É isso que a Olivia organiza.

67,8%de comparecimento sem lembrete

78,6%de comparecimento com mensagem de lembrete

Fonte: Gurol-Urganci et al., Cochrane Database of Systematic Reviews, 2013. Os estudos avaliaram lembretes por mensagem de celular, principalmente SMS; não avaliaram a Olivia nem o Telegram.

Pra quem serve

Um acompanhamento. Três rotinas mais simples.

Secretária

Menos coisas pra carregar na cabeça.

Ela continua falando do jeito que já fala. A diferença é que aquilo que precisa voltar, volta, sem depender só da própria memória.

Gestor

Menos "deixa eu perguntar pra fulana".

Você pergunta "o que está atrasado?", "o que está aguardando paciente?", "o que depende de mim?" e recebe a resposta a partir do que está registrado, não da memória de alguém.

Clínica

Menos assuntos sem desfecho.

Orçamento, retorno, confirmação, convênio, fornecedor, pendência interna: o assunto continua visível até alguém dizer o que aconteceu.

Olivia pro gestor

E você não precisa virar fiscal da recepção.

É a mesma Olivia falando com você, só que com acesso ao que está registrado na operação. Você pergunta, pede e corrige sem sair procurando informação pela clínica. E todo fim de tarde ela te conta o que ficou parado, sem você precisar perguntar.

Pergunta

O que está atrasado? Ela mostra o que travou, há quanto tempo e esperando quem.

Pede

Pede pra Maria ligar pro fornecedor segunda às 10h. Maria recebe o pedido, assinado por você. Mudou de ideia? Dá pra desfazer.

Corrige

A consulta agora é R$ 300. A informação é atualizada e a secretária fica sabendo.

O que está aguardando alguém?17:23

3 assuntos aguardando:

Pedro (orçamento) — aguardando o convênio liberar — revisar quarta, 23/09
Carla (orçamento) — aguardando ela conversar com o marido — revisar sexta, 26/09
Laudo da clínica de imagem — aguardando a clínica liberar — revisar quinta, 25/09

17:23

Consulta: só o que está registrado

Pede pra Julia confirmar com o laboratório os exames da semana, segunda às 9h17:26

Pedido registrado pra Julia na segunda-feira, 22/09 às 9h. Ela já recebeu.

↩️ Desfazer

Cobra o Pedro17:27

Cobrado. Julia recebeu o recado sobre o Pedro, com os botões de acompanhar.17:27

Pedido: a secretária recebe na hora

Cobrar também é uma frase. Cobra o Pedro reentrega o assunto pra secretária, com o seu recado.

Acompanhamento ativo

Nem tudo se resolve mandando mais uma mensagem.

Num ensaio randomizado brasileiro com 306 pacientes, o no-show foi de 22,8% sem intervenção, 21% com SMS e 9,5% no grupo que recebeu ligação.

O estudo não garante que toda clínica terá o mesmo resultado. Mas mostra uma diferença importante: às vezes não basta lembrar. Alguém precisa agir.

A Olivia não foi feita pra transformar sua recepção numa máquina de disparar mensagens. Ela ajuda sua equipe a saber quem ainda precisa de atenção, o que está esperando e quando é hora de agir.

22,8%de no-show sem intervenção

21%com SMS

9,5%com ligação

Fonte: Lance, Pazin-Filho e Neves, Journal of Ambulatory Care Management, 2021. Ensaio randomizado brasileiro com 306 pacientes. O resultado é do contexto estudado e não é uma promessa de redução de no-show com a Olivia.

O que a Olivia faz, e o que não faz

A Olivia não faz o paciente dizer "sim".

Não faz o convênio responder, não obriga ninguém a comparecer, não transforma todo orçamento em tratamento. Ela resolve a parte que está sob o controle da sua clínica: não deixar o assunto desaparecer enquanto você espera.

O paciente não quis?Você sabe.
O convênio ainda não respondeu?Continua aguardando.
O médico precisa decidir?Tem responsável e data pra voltar.
Virou consulta?Concluído.

O que deixa de existir é o "não sei o que aconteceu".

Painel do gestor

Abra o painel e responda três perguntas.

Tudo que sua secretária registra vira informação. É daí que a Olivia responde quando você pergunta no Telegram.

Visão geral real do painel da Olivia: indicador de status da clínica, média do checklist da semana comparada com a anterior e os itens mais esquecidos

Agora · Aguardando · Próximos · Concluídos

O que precisa de atenção agora?Os assuntos que chegaram ao momento de agir.
O que estamos aguardando?Paciente, médico, convênio, fornecedor ou qualquer pendência que ainda não teve desfecho.
O que já terminou?Tudo que foi concluído continua registrado.

Controle

A Olivia acompanha. Quem decide continua sendo você.

Preço, convênio, política interna, rotinas da clínica: você corrige pelo painel ou falando com a Olivia. Se a secretária sugerir uma mudança numa informação que é do gestor, ela fica aguardando sua aprovação. Nada muda sem o seu OK.

Edita pelo painel ou por conversaA consulta agora é 300. Pronto. A secretária fica sabendo.
Antes e depoisAprova ou rejeita num clique. Ou numa frase.
Nada muda sozinhoNenhuma correção vira regra sem passar por você.

Tela real de Conhecimento da Olivia, com uma sugestão pendente mostrando o texto antes e depois e os botões Aprovar e Rejeitar, seguida dos itens de preços e convênios editáveis

Tela de gerenciar tarefas da Olivia, mostrando tarefas recorrentes ativas e o formulário de criar uma nova

Tela de configurações da Olivia com os três avisos que o gestor liga ou desliga: resumo no início do expediente, resumo no fim do expediente e resumo diário pro gestor às 18:30

Rotinas

E aquilo que sempre precisa acontecer também pode voltar sozinho.

Quer revisar algo toda segunda? Cria uma tarefa recorrente. Resumo de manhã, à tarde, os dois ou nenhum: você escolhe. E no domingo, a semana resumida em números. A rotina se adapta à clínica, não o contrário.

Tarefa em segundosTítulo, horário, dias. Pronto.
Resumo de início de expedienteChecklist e pendências do dia.
Resumo de fim de expediente17:30, o que ficou aberto. Vem desligado: você liga se quiser.
Relatório de domingoChecklist, esquecidos, follow-ups. E responde perguntas sobre ele.
Resumo do dia pro gestor18h30, o que ficou parado e há quantos dias. Vem ligado.

Tela Minha Agenda da Olivia, mostrando pacientes agrupados por profissional com histórico de sessões

Tratamentos contínuos

Cada paciente em tratamento contínuo numa tela só.

Fisioterapia, pilates, pacotes de sessões: profissional, datas e presença sem depender de caderneta nem de procurar em conversa antiga.

Busca e filtroAcha o paciente na hora.
Histórico com dataCada sessão guarda a data e se compareceu ou faltou.
Por profissional"Os pacientes de fulano" sem rolar a lista inteira.

Pra quem é

Feita pra clínica onde "depois eu vejo" faz parte da rotina.

Faz sentido pra você se

Orçamentos, retornos ou confirmações fazem parte do dia a dia
Existem assuntos que dependem de paciente, médico, convênio ou terceiros
Sua recepção tem de 1 a 3 pessoas
O acompanhamento hoje vive no caderno, no WhatsApp, em anotações ou na cabeça de alguém
Você vive perguntando "o que aconteceu com aquele assunto?"

Provavelmente não é pra você se

Sua clínica já usa um CRM com esteira de follow-up que a equipe mantém atualizado de verdade
Você procura uma agenda médica
Você procura um prontuário eletrônico

A Olivia não substitui agenda nem prontuário. Ela acompanha o que ainda não terminou.

A objeção mais comum

"Mas eu já tenho WhatsApp, agenda e planilha."

Sim. E cada um resolve uma coisa diferente.

O WhatsApp guarda a conversa.
A agenda guarda o compromisso.
A planilha guarda o que alguém lembrou de registrar e atualizar.

A Olivia acompanha o que ainda não terminou. Se um assunto precisa voltar amanhã, ganha uma data. Se continua aguardando, continua visível. Se terminou, ganha um desfecho.

Preço

Você paga pelo tamanho da operação. Não da equipe de apoio.

Plano único

R$ 97/ médico / mês

Secretárias, quantas você precisar.

Sem contrato de fidelidade
Sem taxa de instalação
Sem cobrança por secretária extra

Você não recebe um link e um "boa sorte".

A implantação vem com acompanhamento, sem custo extra. A gente configura o primeiro fluxo junto com a sua secretária e fica por perto nas primeiras semanas. Conectar um bot é fácil; fazer uma rotina nova entrar de verdade na operação é outra história.

Quero conhecer a Olivia

Menos que uma consulta perdida.

Perguntas frequentes

O que costuma pesar antes de decidir

Minha secretária não é boa com tecnologia. +

Se ela sabe conversar por mensagem, já entende a principal interface da Olivia. Não precisa aprender a alimentar um sistema cheio de campos pra começar a registrar acompanhamentos.

Minha secretária já é organizada. +

Ótimo. A Olivia não existe pra corrigir secretária desorganizada. Existe porque até uma pessoa organizada trabalha com assuntos que dependem dos outros: paciente, convênio, médico, fornecedor. E quando a resposta não vem hoje, alguém precisa saber que ainda existe algo pra olhar amanhã.

Vai encher minha secretária de mensagens? +

Não. Cada assunto volta quando chega a hora combinada de revisar. E os resumos você configura de acordo com a rotina da clínica.

Preciso usar o painel? +

Não pra tudo. Perguntar, pedir e corrigir dá pra fazer pelo Telegram, e o resumo das 18h30 chega sem você abrir nada. O painel existe pra quando você quiser enxergar a operação inteira de uma vez.

Por que não faço isso numa planilha? +

Pode fazer. A diferença é que uma planilha depende de alguém abrir, encontrar o item, atualizar e lembrar de voltar depois. Na Olivia, o assunto recebe uma data e volta pra conversa quando chega a hora de agir.

A Olivia substitui meu sistema de gestão? +

Não. Ela não foi criada pra substituir agenda ou prontuário. Foi criada pra cuidar de um espaço que costuma ficar entre eles: tudo aquilo que ainda está aguardando alguma coisa acontecer.

E os dados dos pacientes? +

A Olivia não guarda prontuário nem dado clínico. Pra acompanhar uma pendência ela usa só o que a rotina precisa: o primeiro nome do paciente, o motivo do contato, o status, o próximo passo e, em pacote de sessões, se ele compareceu. Pensada com LGPD desde o início.

Comece agora

"E a Carla, fechou o tratamento?"

Com a Olivia, essa pergunta não precisa mais terminar em "deixa eu ver". Você sabe se ela fechou, se não quis ou se continua aguardando, porque o assunto que precisava voltar voltou.